Já to neřeším příznaky, spiše k jednotlivým mailům dávám kategorie.

Zelená barvička: splněno (default na klik myši do daného políčka)
Oranžová: rozpracováno
Červená: Důležité ..
... výhoda je že se to dá kombinovat .. :) Třeba rozpracovaný důležitý email (oranžová+červená) ..

Obrázek snad napoví