Napadá mě řešení pomocí záložky (první výskyt) a křížových odkazů (další výskyty).
Jak na to - viz http://office.lasakovi.com/word/vlozit/odkazy-word -2010/
Ale pozor - uživatelé musí být náležitě poučeni, aby tu záložku či křížové odkazy nevymazali. Dále je nutné po zapsání požadovaného kontaktu do místa, kde je záložka, aktualizovat všechny křížové odkazy (nejrychleji: označit celý text + F9). Protože běžného uživatele znám poměrně dobře, obávám se, že tady narazíš a budeš velice často řešit problémy se smazáním záložky či neúplně provedenou aktualizací.
Oproti tomuto řešení mi ta hromadná korespondence přijde jako uživatelsky přívětivější a "čistší", protože uživatelé vůbec nemusí zasahovat do dokumentu, ale stačí jim jen upravit kontakty např. v Excelu a pak kliknutím na jedno tlačítko vytvořit nový dokument se správně doplněnými údaji.

Ještě mě napadá, že by to mělo jít vyřešit přes makro - např. při otevření dokumentu vyskočí okno s dotazem na nové kontaktní údaje, které se po zadání a stisku OK na příslušnýc místech aktualizují. Dělám sice makra pro Excel, ne pro Word, ale předpokládám, že by to mohlo jít...