Zkoušel ses ptát přímo u zdroje? Podpora nebývá špatná a sedívají tam takoví nemastní, neslaní a zkostnatělí IT, kterým když se trefíš do nálady a vzbudíš je ze spánku a budou v dobrém rozmaru, tak ti vše zodpoví a poradí i řešení bokem napasované na tvé požadavky.
Jdi cestou nejmenšího odporu - komunikuj, ptej se a teprve až pak vymýšlej řešení.
To jak uvažuješ je vcelku logické, ale věř, že takto uvažuje málokdo. (nejsme si jistý, ale na ty přehnuté A3 tiskopisové plachty se může blbě tisknout a v tiskárně s tím může být problém). Pokud řešíš cenu toneru, vyplňuješ a tiskneš pravidelně, zvaž jen dozávěrečnou editaci šedých ploch a jejich odstranění. Často to bývá z papírové formy čteno strojově, tedy sken + OCR a barvy můžou mít svůj záměr a smysl).
Vyjdi z úvahy, že pro bete bude nutné si celý el. dokument zazálohovat a uchovat jeho finální podobu před předáním dál. Jistě bys nechtěl abys měl na bílém podkladu jen změť pár textů. Po pár letech by se v tom prase vyznalo.
Takže:
1. Prioritou je archivace v el. podobě (proto upusť od tvého záměru)
2. Druhou prioritou je alternativní archivace v papírové podobě, tedy papírová forma prokazatelně potvrzená v den předání nebo jinak důvěryhodně doložitelné její předání správě.

V každém případě ses dal cestou úvah nesnadnou, ale rozumím a fandím ti. Nekomplikuj si život, nikdo to nedocení a opravdu běž cestou nejmenšího odporu. Život je krátký ...

(nehledě na to, že na editaci PDF potřebuješ k tomu určený SW, který tě bude stát další peníze na licenci, např. od fy Adobe, nebo je velmi dobrý Nitro).