pěknou věc sis na sebe ušil :)
ještě by stálo za zvážení: mít strukturu jakou požaduješ, ale přístup ke chráněným souborům přes obyčejné zástupce do chráněného adresáře. office nemají se zástupci problém, otvírají cílový dokument. (výslovně to tu uvádím, protože v práci jsme přešli na lotus notes, který to 200 let po století páry nezvládá.)

pokud ti nemají lidi jen tak brouzdat po síťových discích a hledat na co kliknout, můžeš například hledat nějaký systém pro správu dokumentace. kdysi bylo nadějné a cenově dostupné tree info, než s dalšími síťovými verzemi a jednostranným zaměřením na oprávnění místo použitelnosti zprasili ovládání a funkčnost až k ukončení vývoje.

ale tyto systémy budou za nemalý peníz. možná řešíš výběr dokumentů nějakou html stránkou se správnými odkazy na síťové dokumenty, což pro menší rozsah vyhovuje taky. opět - s nastavením oprávnění na síťovém disku by to mělo taky fungovat.