Tvůj problém je, že se snažíš řešit složité problémy pomocí souborového systému. Tyto věci řeší věc zvaná datové sklady. Zde se definují přístupy a dokumentům (nebo skupinám dokumentů) zase kdo k nim má mít přístup. Jedním z řešení je např Lotus Domino/Notes, dalším, už řádově horším třeba MS Sharepoint Portal Server. Řešit dnes jakési soubory kdesi na disku - to je totální nesmysl, kterým se kompletně zahltíš, pokud jej budeš udržovat.