Podle mě řešíš problém na špatném místě.

Refresh podformuláře musíš spouštět na ovládacím prvku (poli, podle kterého se selectují data do podformuláře), a to jako akci "po aktualizaci" nebo "při změně" (jestli se dobře pamatuju).

Principiálně:

1. změníš nadřazený záznam na hlavičce
2. přepíše se obsah pole --> buď metoda afterUpdate (změna záznamu) nebo onchange (při editaci záznamu) spustí refresh podformuláře.

Nemůžeš refreshovat při zavedení apod., protože to nereflektuje změny v nadřazeném formuláři, který je ten "řídící" formulář --> změny v hlavičce definují refresh podformuláře.

Pokud jsem nepochopil, tak se omlouvám

P.S.: podobný SW je Filemaker (původně tuším z Maca), ale Access je IMHO lepší. Další alternativa je stará dobrá Visual FoxPro (už se ale nevyvíjí, MS ji po zakoupení "zařízl")

edit: ještě k těm refreshům jiných formulářů:
http://bytes.com/topic/access/answers/876599-refre sh-another-form

a hlavně to čem jsem psal:
http://www.techonthenet.com/access/subforms/refres h.php