rozlišení monitoru - 96px/palec - neřeš, s tvými obrázky nijak nesouvisí.

tebe zajímá pouze velikost obrázku v bodech, jaký se ti tam bez zmenšování vejde.
když veznu v úvahu běžné okraje 1.5cm, největší obrázek na ležatou A4 ti stačí 1000*680 pixelů (tedy 0.7mpx). u stránky na stojáka to bude ekvivalentně cca 680*1000px, pří stránce na stojáka a ležaté fotce jen cca 680*512px (formát 4:3).
cokoli většího musíš optimalizovat = zmenšit v bitmapovém editoru a doostřit (irfanview). tímto zmenšením v editoru dosáhneš úspory velikostí souborů.

tažení myší ani zmenšování obrázku ve wordu v centimetrech není optimalizace, stále zabírá původní datovou velikost.

k velikosti přílohy mailu:
někteří provideři ji omezují jen na 5mb. vzhledem ke způsobu kódování příloh (do dolní poloviny ascii znaků) jsou maily asi o 30% větší než jsou původní velikosti příloh - a to může být důvod proč tvůj necelý 5mb soubor nechce projít.

buď ty obrázky zmenšíš (resize) a vložíš je do dokumnetu znovu, ať je dokument pro mail průchozí, nebo přílohu nahraješ na nějaké ftp/ulož.to a pošleš odkaz.