Návrh řešení se odvíjí od požadovaných funkčních řešení. To co jsi vypsal, je naprosté informační minimum. Windows server samozřejmě splní požadavky na síťové funkce, ale budeš si muset pořídit poštovní server, a to budou další náklady. Ale to je jedno, protože ty řešíš nepodstatné věci. Napřed si najdi toho admina (abys pak nezjistil, že to je studentík co sotva umí naistalovat Windows/Linux), ten ti navrhne řešení a jeho cenu. Spíše si ujasni, co vlastně chceš. Zda jednoduchý webmail, nebo plnotučný Exchange s kalendářem, co podle tebe znamená "antivir na serveru", co tiskárny (účtování provozu, přístupová práva, ...), jak a kdo bude vytvářet uživ. účty a s tím spojené procesy - je toho dost, co musí majitel procesu nastavit. Technikálie jsou, jak jsem už napsal, zcela nepodstatné respektive vyplynou ze zadání.

Tvé amatérské představy jsou krásné, časté a samozřejmě zcela nesmyslné. Věnuj se financím a tyhle věci nech na správce/architekty řešení.