To je asi jako u každé databáze - jde o to udělat "konečné" uživatelské rozhraní. Je to stejné jako u MySQL, atd. - koncový uživatel s tou databází nemusí přímo umět.
Excel sice umí některé funkce, ale nakonec se s tím může hůře pracovat, jako s databází. Co mé chabé zkušenosti říkají, tak databáze na bázi Excelu "skončily" kvůli rozšiřovatelnosti a vzrůstající nepřehlednosti nakonec převodem do nějaké databáze. Ono nemusí zůstat jen u určitého počtu položek.
Pokud by nebyl požadavek na vícenásobný přístup, pak co SQLite http://www.sqlite.org/?